W związku z trwającym procesem wprowadzania obowiązkowej i powszechnej dematerializacji akcji w spółkach akcyjnych oraz komandytowo-akcyjnych, poniżej przypominamy o obowiązkach nałożonych przez Ustawodawcę na ww. spółki oraz o terminach ich wykonania:

30 wrzesień 2020 roku

– dokonanie wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy (w formie uchwały walnego zgromadzenia);

– zawarcie umowy na prowadzenie rejestru akcjonariuszy;

– dokonanie pierwszego wezwania akcjonariuszy do zdeponowania akcji.

30 styczeń 2021 roku

– dokonanie ostatniego (piątego) wezwania akcjonariuszy do zdeponowania akcji.

1 marzec 2021 roku

– dematerializacja akcji (utrata mocy obowiązującej akcji w formie dokumentowej, początek obowiązywania wpisów w rejestrach akcjonariuszy).

Ustawą z dnia 30 sierpnia 2019 roku o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1798 z późn. zm.) – „Ustawa zmieniająca”, wprowadzona została obowiązkowa i powszechna dematerializacja akcji obejmująca spółki akcyjne oraz spółki komandytowo-akcyjne. Powszechna dematerializacja akcji związana jest z wykonaniem przez ww. spółki kilku obowiązków w ściśle określonych terminach. Przy analizie terminów wykonania nowych obowiązków uwzględnić należy również postanowienia ustawy z dnia 14 maja 2020 roku o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS CoV 2 (Dz. U. poz. 875 z późn. zm.), które z uwagi na pandemię koronawirusa SARS CoV 2 opóźniły zaplanowany proces dematerializacji akcji.

Przypomnijmy, że wolą Ustawodawcy jest likwidacja formy dokumentowej akcji i jednoczesne zastąpienie formy dokumentowej formą zapisu cyfrowego. W zasadzie dotyczy to nie tylko akcji, ale również warrantów subskrypcyjnych, świadectw użytkowych, świadectw założycielskich i innych tytułów uczestnictwa w dochodach lub podziale majątku spółek.

W związku z tym, że akcje będą miały formę zapisu cyfrowego – co zacznie obowiązywać powszechnie od dnia 1 marca 2021 roku (stracą moc wówczas dokumenty papierowe akcji) – wszystkie spółki akcyjne oraz komandytowo-akcyjne zobowiązane zostały do zawarcia umowy z podmiotem uprawnionym do prowadzenia tzw. rejestru akcjonariuszy.

Rejestr akcjonariuszy to prowadzona w formie cyfrowej ewidencja, zawierająca – zgodnie z treścią art. 328³ § 1 k.s.h. w brzmieniu, które zostanie mu nadane Ustawą zmieniającą – następujące informacje:

1. firmę, siedzibę i adres spółki;
2. oznaczenie sądu rejestrowego i numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
3. datę zarejestrowania spółki i emisji akcji;
4. wartość nominalną, serię i numer, rodzaj danej akcji i uprawnienia szczególne z akcji;
5. nazwisko i imię albo firmę (nazwę) akcjonariusza oraz adres jego zamieszkania albo siedziby albo inny adres do doręczeń, a także adres poczty elektronicznej, jeżeli akcjonariusz wyraził zgodę na komunikację w stosunkach ze spółką i podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy przy wykorzystaniu poczty elektronicznej;
6. na żądanie osoby mającej interes prawny – wpis o przejściu akcji lub praw zastawniczych na inną osobę albo o ustanowieniu na akcji ograniczonego prawa rzeczowego wraz z datą wpisu oraz wskazaniem nabywcy albo zastawnika lub użytkownika, adresu ich zamieszkania albo siedziby lub innych adresów do doręczeń, a także adresu poczty elektronicznej, jeżeli osoby te wyraziły zgodę na komunikację w stosunkach ze spółką i podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy przy wykorzystaniu poczty elektronicznej oraz liczby, rodzaju, serii i numerów nabytych albo obciążonych akcji;
7. na żądanie zastawnika albo użytkownika – wpis, że przysługuje mu prawo wykonywania prawa głosu z obciążonej akcji;
8. na żądanie akcjonariusza – wpis o wykreśleniu obciążenia jego akcji ograniczonym prawem rzeczowym;
9. wzmiankę o tym, czy akcje zostały w całości pokryte;
10. ograniczenia co do rozporządzania akcją;
11. postanowienia statutu o związanych z akcją obowiązkach wobec spółki.

Przy czym, statut może zawierać dodatkowe postanowienia dotyczące informacji ujawnianych w rejestrze akcjonariuszy, a jeżeli umowa o prowadzenie rejestru akcjonariuszy tak stanowi, rejestr akcjonariuszy może, zamiast danych, o których mowa powyżej, zawierać odrębne oznaczenie, tzw. „kody”, o których mowa w art. 55 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi. W takim przypadku dane, o których mowa powyżej w pkt 6), nie obejmują rodzaju, serii i numerów nabytych albo obciążonych akcji, lecz ich odrębne oznaczenie.

Podmiotami uprawnionymi do prowadzenia rejestru akcjonariuszy są podmioty, które na podstawie ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o obrocie instrumentami finansowymi (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 89 z późn. zm.), są uprawnione do prowadzenia rachunków papierów wartościowych, co w praktyce oznacza, że będą to przede wszystkim domy maklerskie lub banki świadczące usługi powiernicze. Istnieje także możliwość zdeponowania akcji do depozytu papierów wartościowych prowadzonego przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie. Oczywiście podmioty te nie będą prowadziły rejestru akcjonariuszy bezpłatnie, zatem oprócz dodatkowych obowiązków na spółki nałożona została konieczność ponoszenia także dodatkowych kosztów związanych z prowadzeniem działalności w formie spółki akcyjnej lub komandytowo-akcyjnej.

Zgodnie z przepisem art. 328² § 1 k.s.h. w brzmieniu, które zostanie mu nadane Ustawą zmieniającą, spółki zobowiązane zostały do zawarcia umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy, przy czym zgodnie z treścią art. 17 Ustawy zmieniającej, zawarcie umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy powinno nastąpić przed pierwszym wezwaniem akcjonariuszy do zdeponowania dokumentów akcji, a więc do dnia 30 września 2020 roku (szerzej o wezwaniach w dalszej części). Zatem także do tego terminu powinny odbyć się walne zgromadzenia akcjonariuszy celem podjęcia uchwały o wyborze podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy, która umożliwi zawarcie umowy. Zgodnie bowiem z dyspozycją art. 328¹ § 5 k.s.h. w brzmieniu, które zostanie mu nadane Ustawą zmieniającą, wybór podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy wymaga uchwały walnego zgromadzenia (w sytuacji zawiązywania nowej spółki wyboru dokonują założyciele). Obecnie jest to zatem ostatni moment, aby spółki wybrały odpowiedni podmiot oraz rozpoczęły zwoływanie i organizację walnego zgromadzenia celem podjęcia uchwały o jego wyborze. Warto zwrócić uwagę, że Ustawodawca nie nałożył na spółki dodatkowych restrykcji związanych ze zwoływaniem walnego zgromadzenia celem podjęcia przedmiotowej uchwały. Oznacza to, że spółki, które mają taką możliwość, mogą skorzystać z możliwości powzięcia uchwały bez formalnego zwołania zgromadzenia, jeżeli cały kapitał zakładowy będzie reprezentowany na walnym zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosi sprzeciwu dotyczącego jego odbycia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad (art. 405 § 1 k.s.h.).

Jednocześnie Ustawodawca nałożył na spółki obowiązek pięciokrotnego wezwania akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce oraz udostępnienia informacji o wezwaniu na stronie internetowej spółki. Zgodnie z treścią art. 16 ust. 1 Ustawy zmieniającej, spółki mają obowiązek wezwać akcjonariuszy pięciokrotnie do złożenia dokumentów akcji w spółce oraz udostępnić informację o wezwaniu na stronie internetowej spółki w miejscu wydzielonym na komunikację z akcjonariuszami przez okres nie krótszy niż trzy lata od dnia pierwszego wezwania. Wezwań należy dokonać w sposób właściwy dla zwoływania walnego zgromadzenia spółki, przy czym nie mogą być one dokonywane w odstępie dłuższym niż miesiąc ani krótszym niż dwa tygodnie. Pierwszego wezwania dokonuje się w terminie do dnia 30 września 2020 roku. Jak łatwo policzyć, ostatnie (piąte) wezwanie powinno być dokonane w terminie do dnia 30 stycznia 2021 roku.

W przypadku spółek, które wyemitowały akcje na okaziciela, wszystkie wezwania do zdeponowania dokumentów akcji powinny być dokonane w formie ogłoszeń publikowanych w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Publikacja ogłoszeń w Monitorze Sądowym i Gospodarczym jest odpłatna. Jest to zatem kolejny obowiązek nałożony na spółki, który wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów w związku z wprowadzanymi zmianami. Tylko wówczas, gdy wszystkie akcje wyemitowane przez spółkę są imienne, walne zgromadzenie może być zwołane za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską.

Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z treścią art. 15 Ustawy zmieniającej, dokument akcji zachowuje moc dowodową wyłącznie w zakresie wykazywania przez akcjonariusza wobec spółki, że przysługują mu prawa udziałowe, przez okres pięciu lat od dnia wejścia w życie Ustawy zmieniającej. Ustawa zmieniająca (co do zasady) wchodzi w życie z dniem 1 marca 2021 roku, a zatem ostateczna utrata mocy dowodowej akcji w formie dokumentowej nastąpi w dniu 1 marca 2026 roku.

Spółkom zapominalskim warto przypomnieć, że Ustawa zmieniająca nałożyła na spółki akcyjne i komandytowo-akcyjne również obowiązek prowadzenia własnych stron internetowych i zamieszczania na tych stronach, w miejscach odpowiednio wydzielonych na komunikację z akcjonariuszami, wymaganych przez prawo lub ich statuty ogłoszeń pochodzących od spółek. Obowiązek ten istnieje od dnia 1 stycznia 2020 roku.