Nowe przepisy związane z organizacją stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe

1. Wstęp.

 

W dniu 17 listopada 2023 r. weszło w życie znowelizowane rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973 z późn. zm.) („Rozporządzenie”).

 

Zgodnie z nowymi przepisami od dnia 17 maja 2024 roku każdy pracodawca jest zobowiązany do dostosowania stanowisk pracy pracowników, którzy pracują przynajmniej przez połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy przy komputerach lub laptopach, do nowych wymagań ustawodawcy.

 

Rozporządzenie w zakresie swojej regulacji wdraża dyrektywę Rady 90/270/EWG z dnia 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe (piąta dyrektywa szczegółowa w rozumieniu art. 16 ust. 1 dyrektywy 89/391/EWG) (Dz. Urz. UE L 156 z 21.06.1990, str. 14, Dz. Urz. UE L 165 z 27.06.2007, str. 21, Dz. Urz. UE L 109 z 24.04.2019, str. 29 oraz Dz. Urz. UE L 198 z 25.07.2019, str. 241).

 

2. Przedmiot regulacji.

 

Rozporządzenie określa wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe oraz wymagania dotyczące organizacji pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

 

Przez określenie monitory ekranowe należy rozumieć urządzenia do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu, a więc przede wszystkim ekrany monitorów i laptopów.

 

Stanowisko pracy należy rozumieć jako przestrzeń pracy wraz z:

 

  • wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika;
  • krzesłem i stołem;
  • opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem, itp.

 

Nowych regulacji nie stosuje się natomiast do:

 

  • kabin kierowców oraz kabin sterowniczych maszyn i pojazdów;
  • systemów komputerowych na pokładach środków transportu;
  • systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego;
  • systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy;
  • kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów;
  • maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

 

3. Sposób organizacji stanowisk pracy.

 

Pracodawca jest obowiązany organizować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, określone w Rozporządzeniu.

 

Pracodawca ponadto zobowiązany jest, przy tworzeniu nowych miejsc pracy lub przy wprowadzaniu zmian w zakresie organizacji i wyposażenia stanowisk pracy, do przeprowadzania oceny warunków pracy w aspekcie:

 

  • organizacji stanowisk pracy, w tym rozmieszczenia elementów wyposażenia, w sposób zapewniający spełnienie wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • stanu elementów wyposażenia stanowisk pracy, zapewniającego bezpieczeństwo pracy, w tym ochronę przed porażeniem prądem elektrycznym;
  • obciążenia narządu wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego pracowników;
  • obciążenia pracowników czynnikami fizycznymi, w tym szczególnie nieodpowiednim oświetleniem;
  • obciążenia psychicznego pracowników, wynikającego ze sposobu organizacji pracy.

 

Chociaż Rozporządzenie nie przewiduje szczególnej formy dokonywania oceny stanowisk pracy, o której mowa powyżej, należy przyjąć, że ocena taka powinna być dokonywana w formie pisemnej tak, aby pracodawca przy jakiejkolwiek kontroli lub zgłaszaniu roszczeń pracowników mógł wykazać, że rzeczywiście wypełnił ciążący na nim obowiązek dokonania oceny stanowiska pracy i pozytywny wynik oceny pozwolił na dopuszczenie stanowiska pracy do wykorzystywania przez pracowników zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

 

Pracodawca jest zobowiązany także zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną, a także zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

 

Pracownik ma również m.in. prawo do co najmniej 5-minutowej przerwy, wliczanej do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

 

4. Wymagania dotyczące stanowisk pracy.

 

Wymagania dotyczące stanowisk pracy przy obsłudze monitora ekranowego szczegółowo określa załącznik do Rozporządzenia.

 

Wyposażenie stanowiska pracy oraz sposób rozmieszczenia elementów tego wyposażenia nie może powodować podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i (lub) wzroku oraz być źródłem zagrożeń dla pracownika.

 

W przypadku stosowania systemów przenośnych (np. laptopów) przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

 

Załącznik do Rozporządzenia określa również wymagania jakie powinien spełniać monitor ekranowy wskazując m.in., że znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne, obraz powinien być stabilny, jasność i kontrast powinny być łatwe do regulowania, a regulacja ustawienia monitora powinna umożliwiać pochylenie ekranu (przede wszystkim aby ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie wymuszało niewygodnych ruchów głowy i szyi, a górna krawędź monitora ekranowego znajdowała się na wysokości oczu pracownika).

 

Rozporządzenie wskazuje, że klawiatura oraz mysz powinny stanowić osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy, a także określa wygląd (budowę) oraz ustawienie klawiatury w celu uzyskania przez pracownika wygodnej pozycji.

 

W Rozporządzeniu znalazły się również postanowienia określające wymagania dotyczące konstrukcji stołu (którego blat powinien być matowy), w celu zapewnienia:

 

  • wystarczającej powierzchni, gwarantującej łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia stanowiska pracy i wykonywanie czynności związanych z pracą;
  • ustawienia klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem;
  • ustawienia elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

 

Ponadto pracownik powinien mieć zapewnioną odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu oraz do przyjęcia wygodnej pozycji i możliwości jej zmiany podczas pracy.

 

Rozporządzenia podobnie jak w przypadku wymagań dotyczących stołu, zawiera szczegółowe wymagania dotyczące konstrukcji krzesła. Krzesło stanowiące wyposażenie stanowiska pracy powinno posiadać:

 

  • dostateczną stabilność przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi;
  • regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów;
  • wyprofilowanie siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud;
  • możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°;
  • regulowane podłokietniki.

 

Co ciekawe, Rozporządzenie wskazuje także, że na życzenie pracownika, pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia podnóżka oraz odpowiedniego uchwytu na dokumenty.

 

Rozporządzenie określa również wymagania do wykorzystywanego na stanowiskach pracy oświetlenia, a także wykorzystywanego oprogramowania (systemu komputerowego).

 

5. Wdrożenie nowych regulacji.

 

W pierwszej kolejności wskazać należy, że zgodnie z treścią art. 283 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

 

Wobec powyższego niezmiernie istotnym jest prawidłowe wdrożenie nowych regulacji w organizacji i przestrzeganie ich stosowania.

 

Jakkolwiek przepisy prawa pracy nie nakazują powielania powszechnie obowiązujących przepisów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w wewnętrznych regulaminach pracodawcy, tak zdecydowanie rekomendowane jest stworzenie procedur określających ich wdrożenie, nadzór nad ich przestrzeganiem, sankcje za nieprawidłowe przestrzeganie, itp.

 

Wdrożenie odpowiednich regulacji wewnętrznych pozwala na uregulowanie odpowiednich procedur postępowania, zobowiązanie pracowników do ich przestrzegania, ale także na wykazanie dochowania najwyższej staranności pracodawcy w ich przestrzeganiu, w szczególności w przypadku postępowań kontrolnych prowadzonych przez odpowiednie organy.

Odszkodowanie dla wykluczonego z przetargu

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (dalej: „TSUE”) w wyroku z 6 czerwca 2024 r. w sprawie C-547/22 orzekł, że firma, która została bezprawnie wykluczona z przetargu może żądać odszkodowania z tytułu utraty szansy na zamówienie, nawet jeśli przepisy prawa krajowego nie przewidują wprost takiego uprawnienia.

 

Uprawnienie takie jest kluczowe dla tych firm, które zostały wykluczone z udziału w przetargu z uwagi na brak spełnienia wymogów tego przetargu, np. w zakresie sytuacji ekonomicznej i finansowej, jeśli wykluczenie to zostanie uchylone przez sąd już po wyborze innego kontrahenta.

 

W takiej sytuacji znalazło się słowackie przedsiębiorstwo INGSTEEL – firma została wykluczona z przetargu, a następnie odwołała się od tego wykluczenia i wygrała sprawę – było to jednak pyrrusowe zwycięstwo, gdyż wcześniej kontrakt przydzielono innemu podmiotowi.

 

Wobec powyższego INGSTEEL przed słowackim sądem domagała się odszkodowania za szkodę poniesioną w związku z bezprawnym wykluczeniem z przetargu i utratą szansy na kontrakt.

 

Słowackie przepisy krajowe i krajowa praktyka orzecznicza nie przewidywały jednak możliwości ubiegania się o odszkodowanie w takiej sytuacji, co skłoniło sąd słowacki do zwrócenia się do TSUE z pytaniem prejudycjalnym.

 

W omówionym wyroku TSUE uznał, że przepisy dyrektywy 2007/66/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 grudnia 2007 r. zmieniającej dyrektywy Rady 89/665/EWG i 92/13/EWG w zakresie poprawy skuteczności procedur odwoławczych w dziedzinie udzielania zamówień publicznych (dalej: „Dyrektywa”) nakładają na państwa członkowskie obowiązek przyznania odszkodowania firmom, które poniosły szkodę w wyniku naruszenia unijnych przepisów w dziedzinie zamówień publicznych, niezależnie od tego, jak regulują to przepisy krajowe. TSUE podkreślił, że chodzi tu o każdą postać szkody poniesionej przez przedsiębiorstwa, w tym wynikającą z tytułu utraty możliwości udziału w postępowaniu – zatem nie tylko szkodę rzeczywistą i utracone korzyści. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, w której strona pozbawiona jest faktycznie możliwości skorzystania ze skuteczności (tzw. effet utile) z innych środków odwoławczych, których konsekwencją np. mogłoby być powrót do postępowania przetargowego i wzięcie w nim udziału.

 

TSUE przypomniał, że zgodnie z orzecznictwem Trybunału w celu zapewnienia skuteczności wszystkich przepisów prawa Unii zasada pierwszeństwa wymaga w szczególności dokonywania przez sądy krajowe takiej wykładni ich prawa krajowego, która w możliwie największym zakresie byłaby zgodna z prawem Unii oraz że ów obowiązek wykładni zgodnej z prawem Unii może w danym wypadku wiązać się ze zobowiązaniem sądów krajowych do zmiany utrwalonego orzecznictwa, jeżeli opiera się ono na interpretacji prawa krajowego, której nie da się pogodzić z celami Dyrektywy. W kontekście niniejszej sprawy chodziło o zmianę sposobu utrwalonego w orzecznictwie sądów słowackich interpretowania pojęcia „utracone korzyści”.

 

W kontekście polskiego porządku prawnego przyjmuje się de lege lata, że szkoda w postaci utraconej szansy nie podlega naprawieniu, o ile nie pozwala na to przepis szczególny, np. art. 444 § 2 KC. Zważywszy jednak na omówiony wyrok TSUE, praktyka sądów w zakresie dotyczącym odszkodowania za bezprawne wykluczenie z przetargu i utratę szansy na kontrakt będzie musiała zmierzać w kierunku wytyczonym przez TSUE. Rzecz jasna, w tego typu sprawach wykluczony wykonawca będzie musiał w sposób przekonujący dla sądu wykazać wysokość utraconej szansy, przy czym, jak się zdaje, w lepszej sytuacji procesowej będzie wykonawca, który gdyby nie wykluczenie z przetargu, to by go wygrał (wówczas może wykazywać wysokość szkody odwołując się np. do wysokości założonej w ofercie marży/zysku – wtedy w istocie można mówić o utraconych korzyściach) niż wykonawca, którego oferta i tak nie byłaby zwycięska (praktyka sądów dopiero wykaże, jak wyceniać szkodę związaną z brakiem możliwości udziału w przetargu). Konieczne tu może okazać się skorzystanie z dowodu z opinii biegłego. Nie będą to jednak łatwe sprawy.

 

W kontekście zasady zakazu zawarcia umów w zamówieniach publicznych tylko w trakcie postępowania odwoławczego przez KIO, który to zakaz nie obowiązuje, gdy od orzeczenia KIO wniesiona została skarga, wyrok TSUE może także wpłynąć na działania zamawiających. Z jednej strony, może ich skłaniać do bardziej wnikliwej analizy podstaw wykluczenia, z drugiej zaś – do zwlekania z zawarciem umowy aż do czasu definitywnego ustalenia, czy wykluczenie było bezprawne. Z pewnością dla decyzji zamawiającego znaczenie będzie miał również okres, w którym zamawiający musi wydatkować środki, jak i ocena szans wykonawcy na wygraną w postępowaniu o odszkodowanie.

Umowne wyłączenie waloryzacji. Swoboda umów kontra ochrona słusznych interesów Kontrahentów.

W przypadku wystąpienia poważnych zawirowań gospodarczych Wykonawcy robót budowalnych mogą liczyć na waloryzację wynagrodzenia na podstawie tzw. klauzul rebus sic stantibus (art. 3571 oraz 632 § 2 k.c. – dalej „klauzule RSS”). W ostatnim czasie odnosiło się to w szczególności do wzrostu cen surowców oraz kosztów prac budowlanych związanych z epidemią COVID-19 czy wojną na Ukrainie.

 

Co jednak w sytuacji, gdy umowa wprost wyłącza waloryzację? Czy stronom przysługuje swoboda kontraktowania polegająca na wyłączeniu klauzul RSS?

 

W orzecznictwie kształtuje się raczej pogląd, który uznaje prymat swobody umów (tak np. Wyrok SN z 18.09.2013 r., V CSK 436/12). Tzn. strony w granicach przysługującej im swobody kontraktowania mogą wyłączyć klauzule RSS.

 

Wydaje się jednak, że umowne wyłączenie waloryzacji nie musi zamykać Wykonawcy ścieżki do zmiany wysokości wynagrodzenia. Należy bowiem dostrzec argumenty przemawiające za ochroną słusznych interesów stron (a przeciwko swobodzie kontraktowania prowadzącej do wyłączenia klauzul RSS).

 

Po pierwsze – funkcja ochronna klauzul rebus sic stantibus.

 

Klauzule RSS chronią uczestników obrotu, ponieważ pozwalają zachować im równowagę kontraktową w warunkach poważnych zawirowań gospodarczych. Klauzule RSS umacniają dzięki temu bezpieczeństwo obrotu. Stanowią dla kontrahentów „klapę bezpieczeństwa”, gdy pozostałe mechanizmy prawne nie pozwalają na zachowanie równowagi kontraktowej. Nie powinno być więc dopuszczalne umowne ograniczanie tego przepisu.

 

Po drugie – zasada pacta sunt servanda (umów należy dotrzymywać).

 

W myśl podstawowej dla dyplomacji oraz biznesu zasady – umów należy dotrzymywać. Jednak zmiana warunków ekonomicznych, w których ma być wykonywany kontrakt, nie pozostaje bez wpływu na obowiązki obciążające kontrahentów. Nie sposób mówić, że treść umowy pozostała ta sama. Dlatego konieczne jest dostosowanie umowy do zmienionych warunków gospodarczych, tak by odpowiadała ona pierwotnemu rozkładowi obowiązków, na który zgodzili się Kontrahenci.

 

W tym świetle uzasadnione jest przyjęcie, że swoboda kontraktowania nie może sięgać tak daleko, by naruszać treść klauzul RSS. Zatem nawet, jeśli kontrakt wprost przewiduje wyłączenie klauzul RSS należy brać pod uwagę możliwość unieważnienia takiego postanowienia jako sprzecznego z ustawą (art. 58 § 1 k.c.).

 

Oznacza to, że samo zawarcie w treści umowy postanowienia „wynagrodzenie nie podlega waloryzacji” nie musi jednoznacznie skazywać Wykonawcy na jednostronne ponoszenie wszelkich ciężarów robót budowlanych wynikających z gospodarczych zawirowań. Uprawnione jest bowiem stanowisko o nieważności takiego warunku umownego.

 

Dodatkowo, do rozważenia pozostaje, czy stronom przysługuje kompetencja do zmiany klauzul RSS poprzez złagodzenie przesłanek, które warunkują ich zastosowanie, np. ustalenie, że nie jest wymagane wystąpienie groźby „rażącej straty”, a wystarczająca jest groźba zwykłej straty.

 

Z omówionych wyżej względów (funkcja ochronna oraz zasada pacta sunt servanda) – taka modyfikacja winna być dopuszczalna. Zasadniczo bowiem ułatwienia w stosowaniu klauzul RSS w większym jeszcze stopniu zapewniają realizację funkcji ochronnej oraz zasady pacta sunt servanda.

 

Co istotne, dla zastosowania ustawowych klauzul RSS (art. 3571 oraz 632 § 2 k.c.) niezbędne jest wystąpienie oraz wykazanie wąsko rozumianych przesłanek określonych w przywołanych przepisach. Nie można bowiem zapominać, że są to instrumenty prawne z natury wyjątkowe, co każdorazowo wymaga starannego uzasadnienia i przekonania kontrahenta lub sądu o konieczności waloryzacji wynagrodzenia.