Błąd zamawiającego w wezewaniu – czy wykonawca ponosi konsekwencje?

W praktyce zamówień publicznych granica między formalizmem a racjonalną oceną sytuacji wciąż budzi istotne wątpliwości – szczególnie gdy błąd leży po stronie zamawiającego. Najnowsze orzeczenie KIO pokazuje, że odpowiedzialność wykonawcy nie może być rozpatrywana w oderwaniu od kontekstu całej komunikacji przetargowej. To ważny sygnał dla rynku, gdzie nadal ścierają się podejścia literalne i funkcjonalne.

W dalszej części przyglądamy się sprawie, która dobrze ilustruje, gdzie dziś przebiega granica między formalizmem a racjonalną wykładnią w zamówieniach publicznych.

Zapadło istotne orzeczenie KIO (sygn. KIO 875/26 z 30.03.2026 r.), które warto zapamiętać.

Zamawiający wzywa wykonawców do wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Tyle że w treści wezwania wpisuje nazwę postępowania… innej gminy. Jeden z wykonawców odpowiada w terminie, powielając błędną nazwę — ale podaje prawidłowy numer referencyjny, wyraża zgodę i potwierdza ważność wadium. Inny wykonawca wnosi odwołanie, zarzucając nieskuteczność oświadczenia i żądając odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 PZP.

Izba oddaliła odwołanie dlatego, że:
Źródłem omyłki był sam zamawiający — wykonawca jedynie ją powielił.
Numer referencyjny, data i kontekst jednoznacznie identyfikowały postępowanie.
Zgoda została wyrażona wprost — omyłka dotyczyła wyłącznie tytułu.

Co ciekawe, zamawiający sam podjął działania naprawcze, tj. unieważnił wybór i wezwał wykonawcę z art. 252 ust. 2 PZP. Izba uznała to za zbędne, bo termin związania ofertą został skutecznie przedłużony.

Warto podkreślić: Izba nie złagodziła wymogu wyrażenia zgody w sposób dorozumiały. Uznała natomiast, że błąd w nazwie postępowania, zainicjowany przez samego zamawiającego, nie pozbawia oświadczenia skuteczności, jeśli pozostałe elementy nie pozostawiają wątpliwości co do woli wykonawcy.

Orzeczenie wpisuje się w coraz bardziej wyważoną linię orzeczniczą, w której kluczowe znaczenie ma rzeczywista treść i cel oświadczeń, a nie wyłącznie ich formalna warstwa.

Dla wykonawców to istotna wskazówka, że nie każda omyłka – zwłaszcza „odziedziczona” po zamawiającym – będzie prowadzić do negatywnych konsekwencji. Jednocześnie potwierdza to, że zarządzanie ryzykiem w PZP wymaga dziś nie tylko znajomości przepisów, ale także umiejętności interpretacji ich w praktycznym kontekście.