Praktyczne aspekty umowy o zarządzanie nieruchomością

W porównaniu do 2023, pierwsza połowa 2024 roku przyniosła ożywienie na rynku nieruchomości komercyjnych oraz wzrost wolumenu transakcji. Zainteresowaniem inwestorów coraz bardziej cieszą się prywatne domy studenckie, jak również rynek najmu instytucyjnego (PRS). Jednym z kluczy do zapewnienia maksymalizacji dochodu generowanego przez jakikolwiek rodzaj nieruchomości komercyjnej oraz zapewnienia zadowolenia najemców jest prawidłowe i efektywne zarządzanie nieruchomością. Niniejszy artykuł odpowie na pytania: jakie wyróżnia się rodzaje umów dotyczących zarządzania nieruchomością, jakie są typowe postanowienia umów o zarządzanie nieruchomością i jaka prawna odpowiedzialność ciąży na zarządcy za prawidłowe wykonanie obowiązków zarządczych.

Podstawowe informacje o umowie o zarządzanie nieruchomością

Umowa o zarządzanie nieruchomością jest umową mieszaną, która została wyodrębniona w przepisach prawa z jednoczesnym brakiem określenia istotnych cech tej umowy. Wyjątkiem jest wynikający z ustawy o gospodarce nieruchomościami obowiązek załączenia do umowy o zarządzanie nieruchomością kopii obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością, oraz konieczność sporządzenia umowy w formie pisemnej lub elektronicznej (to jest w formie z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi) pod rygorem nieważności.

Rodzaje umów dotyczących zarządzania nieruchomością

Asset Management Agreement – umowa z zakresu strategicznego doradztwa

W pierwszej kolejności należy pochylić się nad kwestią terminologiczną umów o zarządzanie nieruchomościami. W obrocie powszechnie rozróżniane są umowy typu asset management, property management oraz facility management. Czasem pojęcia te są używane zamiennie, mimo że każde z nich odnosi się do innego rodzaju świadczonych usług.

Pojęcie Asset Management odnosi się do zwiększenia wartości danego aktywa lub portfela inwestycyjnego poprzez podejmowanie strategicznych decyzji oraz długotrwałe zarządzanie danym aktywem. W praktyce oznacza to, że Asset Manager będzie odpowiedzialny za doradztwo w zakresie właściwego momentu na sprzedaż aktywa (nieruchomości) czy zmianę jego przeznaczenia.

Facility Management Agreement – umowa o zarządzanie techniczne nieruchomością

Umowa Facility Management obejmuje konkretny zakres usług zarządzania obiektem obejmujący utrzymanie technicznej infrastruktury budynku. Facility Manager będzie odpowiedzialny za dokonanie okresowych kontroli stanu technicznego obiektu budowlanego wynikających z Prawa budowlanego oraz zapewnienie usunięcia usterek zgłaszanych przez najemców.

Property Management Agreement – umowa o bieżące zarządzenie nieruchomością

Property Management jest pojęciem najbardziej zbliżonym do klasycznej umowy o zarządzaniu nieruchomością w rozumieniu ustawy o gospodarce nieruchomościami i pod tym pojęciem rozumie się wykonywanie czynności polegających na bieżącym zarządzaniu nieruchomością, włączając w to kontakty z najemcami. Property Manager wykonuje zadania związane z utrzymaniem budynku i zapewnieniem, że generuje on dochód. Property Manager jest odpowiedzialny również za przestrzeganie budżetu, którym dysponuje w celu zwiększenia wartości budynku oraz maksymalizacji NOI (Net Operating Value – wartości operacyjnej netto) budynku.

Typowe klauzule umowne w umowie o zarządzanie nieruchomością

a) Protokół zdawczo-odbiorczy

Pierwszą z typowych klauzul umownych, którą warto wskazać w umowie o zarządzanie nieruchomością jest prawidłowe określenie sposobu i terminu przejęcia nieruchomości w zarządzanie na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. W protokole zdawczo-odbiorczym powinny znaleźć się zdjęcia liczników budynków oraz dostępy do systemów zarządzania budynkiem, jak również potwierdzenie przekazania zarządcy dokumentacji niezbędnej do zarządzania budynkiem, w tym dokumentacji prawnej oraz administracyjnej jak i zabezpieczeń od najemców, z zastrzeżeniem, że właściciele mogą zastrzec prawo do pozostawienia oryginałów gwarancji bankowej najemców lub gwarancji spółki macierzystej najemców.

b) Określenie zakresu usług świadczonych przez zarządcę oraz czynności, do których dokonania potrzebna jest zgoda właściciela budynku

Zakres zarządzania nieruchomością określa umowa o zarządzanie nieruchomością zawarta z właścicielem budynku, wspólnotą mieszkaniową lub inną jednostką organizacyjną, której przysługuje prawo do nieruchomości. W granicach zasady swobody umów, strony umowy o zarządzenie nieruchomością mają dowolność w określeniu jej zakresu. Artykuł 184b ustawy o gospodarce nieruchomościami wskazuje wprawdzie przykładowe czynności wchodzące w skład zarządzania nieruchomością, jednakże strony umowy o zarządzanie nieruchomością mogą ograniczyć lub rozszerzyć przedmiotowo czynności wchodzące w zakres zarządzania nieruchomością.

Oprócz typowych czynności zarządczych, to jest zarządzania relacjami z najemcami, pobierania czynszów oraz zaliczek na opłaty eksploatacyjne, zapewnienia usunięcia usterek w budynku, przygotowania rocznych budżetów oraz miesięcznych raportów sprawozdawczych przez zarządcę nieruchomości, umowa o zarządzanie nieruchomością może zawierać również postanowienia z zakresu aktywnego szukania najemców przez zarządcę oraz aktywnego wsparcia właściciela w trakcie procesu due diligence nieruchomości oraz udzielania odpowiedzi na pytania doradców potencjalnego kupującego. Za dodatkowym wynagrodzeniem, zarządca może być również zobowiązany do stworzenia data roomu, na którym będą umieszczane dokumenty udostępnione doradcom potencjalnego kupującego nieruchomość.

Często w umowach o zarządzanie nieruchomością pojawia się postanowienie o udzieleniu przez właściciela nieruchomości pełnomocnictwa zarządcy nieruchomości do działania w imieniu właściciela w związku z wykonaniem usług wskazanych w umowie o zarządzanie, z jednoczesnym przyznaniem właścicielowi prawa do odwołania pełnomocnictwa lub zmiany jego zakresu.

Zakres usług będzie oczywiście różny w odniesieniu do rodzaju zarządzanej nieruchomości komercyjnej. Na przykład w odniesieniu do zarządzania nieruchomością typu PRS, zakres usług może obejmować również etap budowy i obejmować tworzenie marki, doradztwo w zakresie wykończenia i wyposażenia lokali jak i samą komercjalizację obiektu. Dodatkowo, coraz częściej w sektorze PRS jedną z oferowanych usług jest tzw. Community management. Usługa community management obejmuje zbudowanie silnej społeczności i dobrej atmosfery w budynku poprzez organizację wydarzeń, inicjatyw, przygotowanie kalendarza wydarzeń i zapraszanie najemców, jak również bycie pierwszym punktem kontaktu z mieszkańcami.

c) Wynagrodzenia

Wynagrodzenie zarządcy nieruchomości określone w umowie o zarządzanie nieruchomością najczęściej składa się z dwóch części: (i) wynagrodzenia stałego za świadczenie usług zarządczych, jak również (ii) wynagrodzenia zmiennego za czynności związane ze znalezieniem nowego najemcy, negocjacji przedłużenia umowy najmu przez aktualnego najemcę. W takim wypadku wynagrodzenie może być równe określanemu procentowo wysokości rocznego najmu, który będzie musiał uiścić najemca. Zarządcy może przysługiwać również odrębne wynagrodzenie za wykonanie dodatkowych czynności uzgodnionych pomiędzy stronami, które nie są objęte główną umową o zarządzanie nieruchomością. Dodatkowo, strony mogą uzgodnić w umowie, że wynagrodzenie zarządcy będzie corocznie indeksowane w oparciu o wskaźnik HICP lub o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

d) Określenie odpowiedzialności zarządcy nieruchomości oraz właściciela budynku

Umowa o zarządzanie nieruchomością powinna jasno określać które czynności z zakresu zarządzania nieruchomością stanowią czynności zwykłego zarządu, do których zgoda właściciela nie jest wymagana, a do których czynności jest konieczne uzyskanie zgody właściciela budynku. Strony mogą w umowie wskazać również limit kwotowy, powyżej którego konieczne będzie uzyskanie zgody właściciela nieruchomości np. na usunięcie danej usterki lub zawarcie umowy serwisowej.

Inną typową klauzulą w umowie o zarządzanie nieruchomością zastrzeganą na rzecz właściciela jest prawo do wydawania zarządcy wiążących instrukcji co do wszelkich aspektów związanych z umową o zarządzanie nieruchomością. Z punktu widzenia zarządcy nieruchomości, ważne jest zabezpieczenie w umowie możliwości wniesienia sprzeciwu co do instrukcji wydanej przez właściciela, jeżeli wydana instrukcja jest sprzeczna z obowiązującym prawem, może spowodować szkodę w nieruchomości lub nie dotyczy zakresu usług świadczonych przez zarządcę na podstawie umowy. W takim przypadku, jeżeli właściciel pomimo wniesienia sprzeciwu przez zarządcę, nadal będzie wymagał zastosowania się przez zarządcę do instrukcji, zarządca powinien być zwolniony z odpowiedzialności za szkody spowodowane w przypadku zastosowania się przez zarządcę do instrukcji właściciela nieruchomości lub w przypadku, w którym przekazana instrukcja będzie niepełna lub wprowadzająca w błąd.

e) Ubezpieczenie zarządcy

Tak jak zostało wskazane we wstępie, jednym z elementów obligatoryjnych umowy o zarządzenie nieruchomością, wynikających z ustawy o gospodarce nieruchomościami jest załączenie do umowy o zarządzanie nieruchomością kopii dokumentu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością, aktualnego na dzień zawarcia umowy o zarządzanie nieruchomością. W praktyce zdarza się, że w umowach o zarządzanie nieruchomością jest postanowienie zobowiązujące zarządcę do posiadania ważnej polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej przez cały okres trwania umowy o zarządzanie nieruchomością, jednakże kopia polisy nie stanowi załącznika do umowy. W szczególności należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 186 ust. 3b ustawy o gospodarce nieruchomościami, w przypadku braku przedstawienia przez zarządcę kopii dokumentu ubezpieczenia po otrzymaniu uprzedniego wezwania do jego przedłożenia, właściciel nieruchomości będzie uprawniony do wypowiedzenia umowy o zarządzenie nieruchomością ze skutkiem natychmiastowym. W celu uniknięcia wypowiedzenia umowy, w każdym przypadku aktualna kopia polisy ubezpieczeniowej powinna stanowić załącznik do umowy o zarządzenie nieruchomością.

f) Postanowienia umowne na wypadek sprzedaży budynku

W każdej umowie o zarządzanie nieruchomością powinna znaleźć się klauzula regulująca zagadnienie kontynuacji lub wypowiedzenia umowy na wypadek sprzedaży budynku na rzecz podmiotu trzeciego. Najczęściej właściciele zastrzegają sobie prawo do przelania praw lub obowiązków z umowy o zarządzanie nieruchomością na rzecz nabywcy budynku lub podmiot finansujący nabywcę budynku, albo alternatywnie uprawnienie do wypowiedzenia umowy.

g) Klauzula zakazu konkurencji oraz ochrony poufności

Postanowienia umowne dotyczące zakazu konkurencji mogą być dwojakiego rodzaju. W pierwszej kolejności klauzula może obejmować zakaz zatrudniania przez właściciela pracowników i współpracowników zarządcy przez okres trwania umowy o zarządzanie nieruchomością oraz w określony czas po rozwiązaniu umowy. Drugi rodzaj klauzul ma na celu ochronę właściciela nieruchomości i przeciwdziałanie sytuacji, w której zarządca wykorzystałby informacje o nieruchomości uzyskane w trakcie wykonywania czynności zarządu w stosunku do konkurencyjnych obiektów budowlanych znajdujących się w porównywalnej lokalizacji co zarządzana nieruchomość.

W każdej umowie o zarządzaniu nieruchomością powinna znaleźć się również klauzula o zachowaniu poufności stron w odniesieniu do wszelkich informacji uzyskanych w czasie wykonywania umowy, w szczególności informacji o najemcach, potencjalnych najemcach lub treści umowy najmu, z zastrzeżeniem przypadków, w których ujawnienie informacji jest wymagane przepisami prawa lub na mocy wyroku sądu bądź na podstawie decyzji organu administracji publicznej. Zobowiązanie z zakresu ochrony poufności informacji uzyskanych w trakcie umowy powinno również pozostać w mocy po rozwiązaniu samej umowy o zarządzanie nieruchomością.

Zarządzanie nieruchomościami a ESG

Coraz częściej w umowach o zarządzanie nieruchomością można znaleźć klauzulę z zakresu ESG i zrównoważonego rozwoju mające na celu wdrożenie zasad zrównoważonego rozwoju do zarządzania nieruchomością (sustainable building management). Oprócz ogólnej klauzuli z zakresu współpracy, właściciel w umowie o zarządzenie nieruchomością może nałożyć na zarządcę dodatkowe zobowiązania odnoszące się do świadczenia usług w zgodzie z zasadami ESG. Przykładowo, zarządca nieruchomości może być zobowiązany do umieszczenia energooszczędnego oświetlenia w częściach wspólnych, zarządzania nieruchomością w zgodzie z regulacjami środowiskowymi, przeprowadzenia ewaluacji konsumpcji energii, ciepła, wody przez każdego z najemców czy też użycia przyjaznych środowisku detergentów do czyszczenia powierzchni wspólnych.

Obowiązki zarządcy z zakresu utrzymania obiektu budowlanego w należytym stanie technicznym wynikające z Prawa budowlanego

Zgodnie z art. 61 w zw. z art. 5 ust. 2 Prawa budowlanego, właściciel lub zarządca są obowiązani do utrzymania i użytkowania obiektu budowlanego w sposób zgodny z jego przeznaczeniem i wymaganiami ochrony środowiska, oraz do utrzymywania obiektu budowlanego w należytym stanie technicznym i estetycznym nie dopuszczając do nadmiernego pogorszenia jego właściwości użytkowych i sprawności technicznej.

Dodatkowo, zgodnie z art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego, właściciel lub zarządca powinien poddawać budynek okresowej kontroli polegającej na sprawdzeniu jego stanu technicznego.

Prawo budowlane posługuje się sformułowaniem „właściciel lub zarządca” bez jasnego określenia, który podmiot jest każdorazowo odpowiedzialny za spełnienie obowiązków wynikających z Prawa budowalnego z zakresu utrzymania obiektów budowlanych. W orzecznictwie i literaturze pojawił się pogląd, że wskazanie alternatywy „właściciela lub zarządcy” w hipotezie art. 61 Prawa budowlanego oznacza, że obowiązki wynikające z art. 61 Prawa budowlanego mogą być nałożone na oba podmioty łącznie, jednakże pogląd ten wydaje się wątpliwy. Wskazanie łącznie właściciela i zarządcy jako podmiotów zobowiązanych do utrzymania obiektu w należytym stanie technicznym może wiązać się z koniecznością określenia jaki zakres obowiązków ciąży na właścicielu, a jaki na zarządcy. W celu uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości, rekomendujemy każdorazowe wskazanie w umowie o zarządzanie nieruchomością który podmiot jest odpowiedzialny za usunięcie usterek, w szczególności tych, które mogą zagrażać życiu lub zdrowiu ludzi i bezpieczeństwu mienia lub środowiska, oraz za przeprowadzenie okresowych kontroli stanu technicznego zarządzanej nieruchomości.

Podsumowanie

Zagadnienia przedstawione powyżej mają jedynie charakter przykładowy i nie wyczerpują tematyki postanowień, które powinny się znaleźć w prawidłowo sporządzonej umowie o zarządzanie nieruchomością. Powyższe przykłady wskazują jednakże, że każda ze stron (zarówno właściciel jak i zarządca) powinna dążyć do jak najbardziej precyzyjnego określenia umownie swoich zobowiązań, a także zarządca, negocjując umowę, powinien dążyć do dokładnego określenia zakresu swojej odpowiedzialności oraz wyłączenia jej w przypadku zastosowania się do instrukcji właściciela, które jego zdaniem są niezgodne z prawem lub zasadami prawidłowego zarządzania nieruchomością.

Zapraszamy do kontaktu z zespołem kancelarii Hoogells , jeżeli zainteresował Państwa powyższy artykuł lub mają Państwo pytania dotyczące umowy o zarządzanie nieruchomością.