Incoterms jako narzędzie zarządzania ryzykiem w dostawie

W obrocie gospodarczym prawidłowe ukształtowanie warunków dostawy ma bezpośrednie przełożenie na ryzyko kontraktowe, koszty operacyjne oraz bezpieczeństwo transakcji. W tym kontekście Incoterms stanowią standard branżowy, który – właściwie zastosowany – pozwala uniknąć licznych sporów na styku prawa i logistyki.

Incoterms (International Commercial Terms) to zbiór międzynarodowych reguł handlowych opracowanych przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC), które precyzują podział obowiązków, kosztów i ryzyka między sprzedającym a kupującym w związku z dostawą towaru. Aktualnie obowiązuje wersja Incoterms 2020.

Co istotne:

• Incoterms nie są przepisami prawa – stosuje się je wyłącznie wtedy, gdy strony wprost powołają je w umowie,
• regulują wyłącznie relację pomiędzy sprzedającym a kupującym w zakresie dostawy – nie zastępują całej umowy sprzedaży,
• wpływają na zakres odpowiedzialności za transport, obowiązek poniesienia kosztów związanych z transportem, moment przejścia ryzyka utraty lub uszkodzenia towaru, a także na obowiązki w zakresie ubezpieczenia towaru oraz dopełnienia formalności eksportowych i importowych.

Najczęstsze problemy w praktyce dotyczą momentu przejścia ryzyka utraty lub uszkodzenia towaru. To kluczowa kwestia, bo odpowiada na pytanie: kto ponosi konsekwencje, jeśli towar ulegnie zniszczeniu w transporcie?

Przykładowo, przy regule EXW (Ex Works) ryzyko przechodzi na kupującego już w momencie postawienia towaru do jego dyspozycji w zakładzie sprzedającego. Kupujący organizuje i opłaca cały transport.

Z kolei przy regule DAP(Delivered at Place) to sprzedający ponosi ryzyko aż do momentu dostarczenia towaru w uzgodnione miejsce przeznaczenia – i to on odpowiada za organizację transportu.

Różnica jest fundamentalna, a mimo to w wielu umowach wybór reguły Incoterms bywa przypadkowy lub kwestie dostawy nie są w ogóle uregulowane.

Na co zatem warto zwrócić uwagę?

Przede wszystkim na spójność wybranej reguły Incoterms z pozostałymi postanowieniami umowy – w szczególności z warunkami płatności, momentem dostawy i zakresem ubezpieczenia towaru. Zdarza się, że strony wpisują w umowie jedną regułę, a w praktyce realizują dostawę na zupełnie innych zasadach. To prosta droga do sporu.

Warto też pamiętać, że Incoterms nie regulują wszystkiego. Kwestie takie jak kary umowne za opóźnienie w dostawie, procedura odbioru towaru, zasady reklamacji czy odpowiedzialność za wady wymagają odrębnych postanowień umownych.

Jak wskazuje adw. Paweł Siwy, counsel w Hoogells, dobrze dobrane Incoterms to nie jedynie formalność, ale realne narzędzie zarządzania ryzykiem w handlu, transporcie i logistyce. To krótkie postanowienie umowne, które reguluje szeroki zakres uprawnień i obowiązków stron umowy oraz decyduje o kosztach i odpowiedzialności za poszczególne elementy dostawy.

W praktyce biznesowej właściwy dobór i konsekwentne stosowanie reguł Incoterms stanowi istotny element budowania przewidywalności kontraktowej oraz ograniczania ekspozycji na spory. Z perspektywy zarządczej to jedno z najprostszych, a jednocześnie najefektywniejszych narzędzi kontrolowania ryzyk w łańcuchach dostaw.