Opóźnienia organów administracji a roszczenia Wykonawcy – kto ponosi ryzyko?

Opóźnienia w uzyskiwaniu decyzji administracyjnych to zmora generalnych wykonawców, zwłaszcza w kontraktach „projektuj i buduj”. Bez względu na to, czy chodzi o pozwolenie wodnoprawne, decyzję ZRID, pozwolenie na budowę czy inne uzgodnienia – zwłoka organu potrafi uruchomić łańcuch konsekwencji dla całej inwestycji.

Naturalną reakcją Wykonawcy jest wystąpienie do Zamawiającego o przedłużenie terminu realizacji Umowy (lub przesunięcie kamienia milowego) oraz o pokrycie kosztów ogólnych poniesionych w wydłużonym okresie realizacji.

Zamawiający, chcąc ograniczyć takie roszczenia, sięgają zwykle po podobny zestaw argumentów:

1. Wykonawca źle zaplanował harmonogram, zakładając uzyskanie decyzji w terminie krótszym niż wynika z KPA lub przepisów szczególnych. Zdarza się nawet, że argument idzie dalej: skoro „powszechnie wiadomo”, że organy nie dotrzymują ustawowych terminów, Wykonawca powinien był to uwzględnić już na etapie planowania. Podejście to budzi wątpliwości – powszechność problemu nie oznacza automatycznie, że ryzyko jego wystąpienia przypisano Wykonawcy.

2. Wniosek był niekompletny, więc termin na wydanie decyzji należy liczyć dopiero od uzupełnienia dokumentacji. Samo wskazanie wezwania do uzupełnienia nie wystarczy – trzeba ustalić, czego dotyczyły braki, kto odpowiadał za ich powstanie, kiedy je usunięto i czy ich wcześniejsze usunięcie realnie skróciłoby postępowanie.

3. Wykonawca nie wykorzystał dostępnych środków prawnych, najczęściej ponaglenia z art. 37 KPA. I tu sama możliwość złożenia ponaglenia nie kończy analizy – kluczowe jest, czy realnie wpłynęłoby ono na termin wydania decyzji i o ile skróciłoby opóźnienie.

Jak bronić się przed takimi zarzutami?
Trzeba odejść od dyskusji wyłącznie o datach i szczegółowo odtworzyć przebieg postępowania administracyjnego.

Wykonawca powinien wykazać: kiedy prawidłowo wykonał swoje obowiązki, kiedy powstało opóźnienie po stronie organu, czy i w jakim zakresie mógł ograniczyć jego skutki oraz jaki był rzeczywisty wpływ opóźnienia na ścieżkę krytyczną, kamienie milowe i termin zakończenia inwestycji.

Spór nie powinien sprowadzać się do pytania: „Czy Wykonawca mógł przewidzieć spóźnienie urzędu?”. Właściwe pytanie brzmi: kto, zgodnie z Umową i przyjętym podziałem ryzyk, powinien ponieść konsekwencje tego, że organ nie załatwił sprawy w czasie, którego można było racjonalnie oczekiwać?

To od odpowiedzi na to pytanie powinna zaczynać się analiza roszczenia Wykonawcy.