Spory budowlane – jak rozmawiać zamiast się sądzić ?

5 czerwca 2025 r. Centrum Mediacji przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie zorganizowało konferencję „Spory budowlane – negocjacje, mediacje, sąd”. Hoogells miała przyjemność uczestniczyć w wydarzeniu – Łukasz Kotarba przysłuchiwał się trzem blokom: negocjacje, mediacje, spory.

Kluczowa teza, która z nami została:
Najważniejsze są: dobry nadzór (inwestor / wykonawca), dobry pełnomocnik, dobry mediator, dobry arbiter, dobry sędzia.

Truizm, trywializm czy jednak trudność?

Jeżeli jest właściwe przygotowanie ww. osób oraz jest jakość i decyzyjność przy sprawowaniu ww. funkcji, to tym większe szanse na sprawny przebieg procesu budowlanego oraz sporu – niezależnie gdzie on ostatecznie trafi (negocjacje, mediacje czy sąd).

Inna konstatacja jest taka, że kiedyś zamawiający publiczni mówili raczej, że widziały gały co brały, teraz: za robotę trzeba zapłacić.
Na szczęście to nie do końca żart, a rozsądny głos z sali.

Inne istotne zagadnienia wynikające z przebiegu poszczególnych paneli:

Negocjacje

• Negocjacje to trudny proces. Negocjacje to nie są szachy.
• Negocjacje są nieprzewidywalne, w sądzie zaś wiadomo co jest – z czym się nie zgadzamy. Sądy, pełnomocnicy, przepisy potrafią cały czas zaskakiwać, niezależnie od etapu sprawy – stąd dreszczyk pozwalający wykonywać zawód z zapałem, bo o to przecież w „prawniczeniu” procesowym chodzi.
• Wzajemność to istota negocjacji. Klauzule warunkowe, ustępstwa warunkowe – nie do końca trzeba formułkowo podchodzić do negocjacji jak w kodeksie cywilnym.

Mediacja

• Czy mediator musi się znać na sprawach budowlanych czy wystarczy uniwersalna specjalizacja z rozwiązywania sporów? Twierdzimy, że uniwersalność może jednak nie wystarczyć.
• Rola spotkań indywidualnych – czy wystarczą wspólne spotkania mediacyjne? Naszym zdaniem indywidualne spotkania są istotne, przynajmniej tak samo jak wspólne – mogą pomóc na każdym etapie mediacji.
• Pożądane cechy mediacji, jej uczestników – uważność, elastyczność, zwinność, kreatywność.
• Plus mediatora – patrzy na spór z zewnątrz. Takie zewnętrzne spojrzenie może przydać się także przy negocjacjach – np. poprzez zaangażowanie dodatkowego prawnika, niebędącego wcześniej zanurzonym w faktografii.

 Spór

• Trafienie sprawy przez sąd, to moment gdzie kończy się strategia prowadzenia sporu? Czy jednak strategia się nie kończy w sądzie, a tylko zmienia się strategia wtedy?
• Czy sąd to miejsce dla odzyskiwania pieniędzy, czy tylko dla marginalizowania strat?
• Im krócej się sądzimy, tym lepiej – w krótszym czasie jest mniej emocji przy sporze.
• Do rozważania w kontekście arbitrażu kwestie m.in. modyfikacji regulaminu sądu polubownego, ustanowienia limitu wynagrodzenia pełnomocników.
• Spory wynikają z ludzkich błędów, a w procesie budowlanym potrzebna jest sympatia – czy to możliwe?