Wątpliwości w sprawie terminu dotyczącego wdrożenia procedur wewnętrznych związanych ze zgłaszaniem naruszeń prawa przez sygnalistów

1. Przedmiot Ustawy

W dniu 25 września 2024 roku w życie wchodzi ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów („Ustawa”), która implementuje do polskiego porządku prawnego postanowienia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Ustawa ma na celu ochronę osób, które decydują się na zgłoszenie naruszeń prawa zdefiniowanych w Ustawie w miejscu pracy, wprowadzenie w zakładach pracy wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa, jak również ochronę osób dokonujących takich zgłoszeń.

Nowe przepisy wprowadzają trzy formy zgłaszania naruszeń:

• zgłoszenie wewnętrzne, tj. informowanie o naruszeniu prawa pracodawcy lub odpowiedniej jednostki w organizacji;
• zgłoszenie zewnętrzne, tj. przekazanie informacji do organu publicznego, takiego jak Rzecznik Praw Obywatelskich, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, itp.;
• ujawnienie publiczne, tj. przekazanie informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej w sytuacji, w której sygnalista nie dostał odpowiedzi na zgłoszenie wewnętrzne lub zewnętrzne w zakresie podjętych działań.

2. Kogo dotyczą obowiązki wynikające z Ustawy?

Obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur wynikających z Ustawy dotyczy podmiotów prywatnych i publicznych, na rzecz których na dzień 1 stycznia albo 1 lipca 2024 roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Zatem stan zatrudnienia, który determinuje obowiązek posiadania procedury, należy zweryfikować raz na pół roku.

Do liczby 50 osób wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (każdy pełny etat liczony jest jako 1 osoba) lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na podstawie innej niż stosunek pracy (każda osoba liczona jest wówczas jako 1).

Ponadto niezależnie od liczby pracowników podmiotami zobowiązanymi do utworzenia kanału zgłoszeń wewnętrznych są podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

3. Sankcje za niewdrożenie procedur

Brak wdrożenia procedury wewnętrznej zgłoszenia naruszeń prawa wiąże się z odpowiedzialnością karną osób odpowiedzialnych za ustanowienie procedury (właściciel firmy, zarząd, itp.). Zgodnie z Ustawą, kto nie ustanawia procedury lub ustanawia ją z naruszeniem wymogów Ustawy, podlega karze grzywny od 100,00 PLN do 1.080.000,00 PLN.

Ponadto, zgodnie z Ustawą, kto chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Warto podkreślić, że sam brak wdrożenia procedury wewnętrznej może być również uznany za uniemożliwienie dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa.

Dlatego niezmiernie istotnym jest prawidłowe wdrożenie nowych regulacji w organizacji w terminie zgodnym z Ustawą.

4. Wątpliwości w sprawie terminu dotyczącego wdrożenia procedur

Dotychczas większość przedsiębiorców miało przekonanie o tym, że skoro Ustawa wchodzi w życie w dniu 25 września 2024 roku to znaczy, że od tego dnia są oni zobowiązani do wdrożenia procedur związanych ze zgłaszaniem naruszeń prawa przez sygnalistów.

W takim stanie rzeczy na początku sierpnia 2024 roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podało, że procedurę związaną ze zgłaszaniem naruszeń prawa przez sygnalistów można wprowadzić w przedsiębiorstwach dopiero od dnia 1 stycznia 2025 r.

Jak zostało wskazane wcześniej, procedurę należy wdrożyć, jeżeli na dzień 1 stycznia lub 1 lipca przedsiębiorstwo zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Według stanowiska Ministerstwa, skoro Ustawa wchodzi w życie w dniu 25 września 2024 roku, to pierwszym możliwym terminem na dokonanie weryfikacji zatrudnia jest dopiero dzień 1 stycznia 2025 roku.

Stanowisko Ministerstwa w ww. zakresie wydaje się być przedstawione w sposób bardzo jednoznaczny i zdecydowany.

Warto jednak zwrócić uwagę, że Ustawa w art. 23 ust. 1 nie wskazuje dnia, w którym należy dokonać weryfikacji stanu zatrudnienia, ale dzień wedle którego ten stan zatrudnienia należy obliczyć, choćby w późniejszym terminie. Jeżeli Ustawa wejdzie w życie w dniu 25 września 2024 roku, to teoretycznie w tym dniu można dokonać weryfikacji, jaki był stan zatrudnienia w przedsiębiorstwie na dzień 1 lipca 2024 roku.

Niemniej jednak powyższe rozważania są jedynie teoretyczne. Natomiast zostały one przedstawione w niniejszym artykule w jednym celu, tj. w celu wskazania, że różnego rodzaju wątpliwości interpretacyjnych może być więcej, a przedstawione stanowisko Ministerstwa nie jest w żaden sposób wiążące i nie uchroni przedsiębiorstwa od ewentualnej odpowiedzialności.

5. Podsumowanie

Zamieszanie z ustaleniem terminu na wdrożenie procedur wewnętrznych związanych ze zgłaszaniem naruszeń prawa przez sygnalistów spowodowane jest brakiem jakichkolwiek przepisów przejściowych w tej materii.

Ustawa w zakresie wdrożenia wewnętrznych procedur wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia jej ogłoszenia. W tym czasie mogłyby obowiązywać przepisy przejściowe wprost określające termin na wdrożenie procedur. Jednakże ustawodawca o takich przepisach zapomniał.

Obecne stanowisko Ministerstwa, choć przedstawione w sposób jednoznaczny, nie jest źródłem powszechnie obowiązującego prawa i nie jest wiążące.

Warto zatem wbrew ww. stanowisku rozważyć wdrożenie odpowiednich procedur do dnia 25 września 2024 roku, aby w pełni wyeliminować ryzyko jakiejkolwiek odpowiedzialności za ich niewprowadzenie – zwłaszcza, że większość przedsiębiorców zobowiązanych do wdrożenia procedur, przygotowywało się do tego przez ostatnie dwa miesiące.