Nowe przepisy związane z organizacją stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe

1. Wstęp.

W dniu 17 listopada 2023 r. weszło w życie znowelizowane rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973 z późn. zm.) („Rozporządzenie”).

Zgodnie z nowymi przepisami od dnia 17 maja 2024 roku każdy pracodawca jest zobowiązany do dostosowania stanowisk pracy pracowników, którzy pracują przynajmniej przez połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy przy komputerach lub laptopach, do nowych wymagań ustawodawcy.

Rozporządzenie w zakresie swojej regulacji wdraża dyrektywę Rady 90/270/EWG z dnia 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe (piąta dyrektywa szczegółowa w rozumieniu art. 16 ust. 1 dyrektywy 89/391/EWG) (Dz. Urz. UE L 156 z 21.06.1990, str. 14, Dz. Urz. UE L 165 z 27.06.2007, str. 21, Dz. Urz. UE L 109 z 24.04.2019, str. 29 oraz Dz. Urz. UE L 198 z 25.07.2019, str. 241).

2. Przedmiot regulacji.

Rozporządzenie określa wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe oraz wymagania dotyczące organizacji pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Przez określenie monitory ekranowe należy rozumieć urządzenia do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu, a więc przede wszystkim ekrany monitorów i laptopów.

Stanowisko pracy należy rozumieć jako przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika;
• krzesłem i stołem;
• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem, itp.

Nowych regulacji nie stosuje się natomiast do:

• kabin kierowców oraz kabin sterowniczych maszyn i pojazdów;
• systemów komputerowych na pokładach środków transportu;
• systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego;
• systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy;
• kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów;
• maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

3. Sposób organizacji stanowisk pracy.

Pracodawca jest obowiązany organizować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, określone w Rozporządzeniu.

Pracodawca ponadto zobowiązany jest, przy tworzeniu nowych miejsc pracy lub przy wprowadzaniu zmian w zakresie organizacji i wyposażenia stanowisk pracy, do przeprowadzania oceny warunków pracy w aspekcie:

• organizacji stanowisk pracy, w tym rozmieszczenia elementów wyposażenia, w sposób zapewniający spełnienie wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy;
• stanu elementów wyposażenia stanowisk pracy, zapewniającego bezpieczeństwo pracy, w tym ochronę przed porażeniem prądem elektrycznym;
• obciążenia narządu wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego pracowników;
• obciążenia pracowników czynnikami fizycznymi, w tym szczególnie nieodpowiednim oświetleniem;
• obciążenia psychicznego pracowników, wynikającego ze sposobu organizacji pracy.

Chociaż Rozporządzenie nie przewiduje szczególnej formy dokonywania oceny stanowisk pracy, o której mowa powyżej, należy przyjąć, że ocena taka powinna być dokonywana w formie pisemnej tak, aby pracodawca przy jakiejkolwiek kontroli lub zgłaszaniu roszczeń pracowników mógł wykazać, że rzeczywiście wypełnił ciążący na nim obowiązek dokonania oceny stanowiska pracy i pozytywny wynik oceny pozwolił na dopuszczenie stanowiska pracy do wykorzystywania przez pracowników zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Pracodawca jest zobowiązany także zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną, a także zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Pracownik ma również m.in. prawo do co najmniej 5-minutowej przerwy, wliczanej do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

4. Wymagania dotyczące stanowisk pracy.

Wymagania dotyczące stanowisk pracy przy obsłudze monitora ekranowego szczegółowo określa załącznik do Rozporządzenia.

Wyposażenie stanowiska pracy oraz sposób rozmieszczenia elementów tego wyposażenia nie może powodować podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i (lub) wzroku oraz być źródłem zagrożeń dla pracownika.

W przypadku stosowania systemów przenośnych (np. laptopów) przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Załącznik do Rozporządzenia określa również wymagania jakie powinien spełniać monitor ekranowy wskazując m.in., że znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne, obraz powinien być stabilny, jasność i kontrast powinny być łatwe do regulowania, a regulacja ustawienia monitora powinna umożliwiać pochylenie ekranu (przede wszystkim aby ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie wymuszało niewygodnych ruchów głowy i szyi, a górna krawędź monitora ekranowego znajdowała się na wysokości oczu pracownika).

Rozporządzenie wskazuje, że klawiatura oraz mysz powinny stanowić osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy, a także określa wygląd (budowę) oraz ustawienie klawiatury w celu uzyskania przez pracownika wygodnej pozycji.

W Rozporządzeniu znalazły się również postanowienia określające wymagania dotyczące konstrukcji stołu (którego blat powinien być matowy), w celu zapewnienia:

• wystarczającej powierzchni, gwarantującej łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia stanowiska pracy i wykonywanie czynności związanych z pracą;
• ustawienia klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem;
• ustawienia elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

Ponadto pracownik powinien mieć zapewnioną odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu oraz do przyjęcia wygodnej pozycji i możliwości jej zmiany podczas pracy.

Rozporządzenia podobnie jak w przypadku wymagań dotyczących stołu, zawiera szczegółowe wymagania dotyczące konstrukcji krzesła. Krzesło stanowiące wyposażenie stanowiska pracy powinno posiadać:

• dostateczną stabilność przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi;
• regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów;
• wyprofilowanie siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud;
• możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°;
• regulowane podłokietniki.

Co ciekawe, Rozporządzenie wskazuje także, że na życzenie pracownika, pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia podnóżka oraz odpowiedniego uchwytu na dokumenty.

Rozporządzenie określa również wymagania do wykorzystywanego na stanowiskach pracy oświetlenia, a także wykorzystywanego oprogramowania (systemu komputerowego).

5. Wdrożenie nowych regulacji.

W pierwszej kolejności wskazać należy, że zgodnie z treścią art. 283 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Wobec powyższego niezmiernie istotnym jest prawidłowe wdrożenie nowych regulacji w organizacji i przestrzeganie ich stosowania.

Jakkolwiek przepisy prawa pracy nie nakazują powielania powszechnie obowiązujących przepisów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w wewnętrznych regulaminach pracodawcy, tak zdecydowanie rekomendowane jest stworzenie procedur określających ich wdrożenie, nadzór nad ich przestrzeganiem, sankcje za nieprawidłowe przestrzeganie, itp.

Wdrożenie odpowiednich regulacji wewnętrznych pozwala na uregulowanie odpowiednich procedur postępowania, zobowiązanie pracowników do ich przestrzegania, ale także na wykazanie dochowania najwyższej staranności pracodawcy w ich przestrzeganiu, w szczególności w przypadku postępowań kontrolnych prowadzonych przez odpowiednie organy.