Niniejszy artykuł powstał w związku z pojawiającymi się w praktyce wątpliwości związanymi z możliwością ukształtowania kadencyjności zarządu w sposób umożliwiający rotacyjną, cykliczną zmianę części składu zarządu przy jednoczesnym pozostawieniu pozostałej części składu zarządu na pełen okres kadencji.
W pierwszej kolejności warto wyjaśnić czym w zasadzie jest kadencja.
Co do zasady kadencja to okres sprawowania funkcji przez członka zarządu (kadencja indywidualna).
Przepisy pozwalają jednak, aby w umowie spółki lub statucie ustalić określony okres sprawowania funkcji dla całego składu zarządu (kadencja wspólna).
Nic nie stoi na przeszkodzie także, aby w umowie spółki lub statucie uregulować zasady sprawowania funkcji przez członków zarządu w taki sposób, aby część z nich po pewnym okresie podlegała zmianie / ustępowała, a pozostała część składu zarządu pozostawała na pełny okres wspólnej kadencji (kadencja rotacyjna).
Podstawą prawną do ustanowienia różnych okresów przez jakie członkowie zarządu spółek akcyjnych pełnić będą funkcję w zarządzie spółki jest art. 369 § 2 k.s.h. Stanowi on wprost, że statut może w określonych granicach czasu, ustanowić częściowe odnawianie zarządu w ten sposób, że pewna liczba członków zarządu kolejno ustępuje albo w drodze losowania, albo według starszeństwa wyboru, albo w inny sposób.
Powyższy przepis daje dużą swobodę – zarówno w obrębie podmiotowym, a więc tego czy wprowadzana rotacyjność dotyczyć będzie konkretnego stanowiska, grupy stanowisk czy tylko jednego stanowiska, jak również w zakresie uregulowania zasad na jakich opierać się będzie rotacyjność.
Rotacyjność podmiotową w zarządzie można ukształtować np. w poniższy sposób:
„Zarząd składa się z 5 osób: Prezesa Zarządu oraz czterech Członków Zarządu. Wspólna kadencja Zarządu trwa 5 lat, przy czym Prezes Zarządu powołany zostaje na pełną kadencję 5 lat, a pozostali Członkowie Zarządu powołani zostają na okres 2-letniej kadencji, po której ich mandaty wygasają, a na ich miejsce powołane zostają nowe osoby.”
Jeżeli statut przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu, powołanego przed upływem danej kadencji zarządu, wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że statut spółki stanowi inaczej.
Oznacza to, że w powyższym przykładzie pierwszych czterech członków zarządu będzie sprawować swoją funkcję przez okres 2 lat, następni czterej członkowie zarządu również będą sprawować swoje mandaty przez okres 2 lat, natomiast ostatni (w tej kadencji) czterej członkowie zarządu swoje funkcje sprawować będą przez rok – zgodnie z zasadą wspólnej kadencji.
Warto także wskazać, że co do zasady mandat członka zarządu wygasa najpóźniej z dniem odbycia walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Ograniczeniem wprowadzonym w zakresie rotacyjności zarządu w spółkach akcyjnych jest wymóg nieprzekraczalności okresu 5 lat trwania wspólnej kadencji zarządu. Oznacza to, że koniecznym jest wygaśnięcie wszystkich mandatów członków zarządu i powołanie nowych na ich miejsce. Natomiast fakt, iż w momencie wygaśnięcia wspólnej kadencji jeden z członków posiadał mandat przez okres 5 lat, natomiast pozostali sprawowali swoje funkcje jedynie np. przez rok, nie jest przeszkodą dla określenia tego okresu mianem „wspólnej kadencji”.
Wprowadzenie rotacyjności członków zarządu w ramach wspólnej kadencji należy zawsze rozważyć z punktu widzenia potrzeb danej spółki, m.in. jej struktury, rozmiaru, różnorodności prowadzonej działalności, itp.
Niewątpliwie zaletą rotacyjności jest cykliczne wprowadzanie osób z nowymi kompetencjami, pomysłami, spostrzeżeniami i ambicjami, natomiast dla wielu spółek wprowadzenie rotacyjności zarządu nie będzie korzystne z uwagi na konieczność zarządzania nimi przez osoby z doświadczeniem, znające zarówno branże, ale przede wszystkim wewnętrzne procedury oraz sposób działania spółki.
Zaznaczyć należy, że powyższe może mieć zastosowanie także do spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, ponieważ pomimo braku analogicznej regulacji ustawowej, możliwe jest wprowadzenie takich postanowień do umowy spółki.