Elektronizacja i tryb zdalny kontroli PIP

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (ustawa z 11 marca 2026 r., Dz.U. poz. 473) nadaje nowe uprawnienia inspektora do przekształcenia umów cywilnoprawnych w umowy o pracę, zmienia także sam sposób prowadzenia kontroli: od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy wchodzi w erę kontroli zdalnej i elektronicznego obiegu dokumentów.

Kontrola bez wizyty inspektora

Ustawa wprowadza podstawę prawną do prowadzenia kontroli — w całości lub w części — za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub operatora pocztowego. Inspektor może żądać przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów, wysłuchanie strony oraz przesłuchanie podmiotu kontrolowanego. O przeprowadzeniu kontroli w trybie zdalnym decyduje Inspektor.

Dokumentacja w postaci elektronicznej

Inspektor może żądać przedłożenia w formie elektronicznej akt osobowych i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem, a także zestawień i obliczeń. Legitymacja służbowa i upoważnienie do kontroli będą w przypadku kontroli zdalnej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej przekazywane elektronicznie, zaś ustalenia kontroli są dokumentowane w protokole kontroli sporządzonym na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Granice i bezpieczeństwo

Kontrola zdalna jest dopuszczalna wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, a tryb zdalny nie stoi w sprzeczności z celem kontroli i może usprawnić jej przeprowadzenie lub przemawia za tym charakter działalności prowadzonej przez kontrolowanego. Ustawa nie ogranicza możliwości przeprowadzenia kontroli w sposób dotychczasowy. Jednocześnie wprowadza wymóg zachowania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa teleinformatycznego kontroli — poufności, dostępności i integralności przesyłanych danych.

Ustawa nie przesądza jednak co dzieje się w przypadku, gdy podmiot kontrolowany nie może zapewnić warunków do przeprowadzenia kontroli zdalnej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Przepis ustanawiający obowiązek kontrolowanego zapewnienia odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli nie został bowiem zmieniony, a jego obecne brzmienie nie wydaje się adekwatne do kontroli zdalnej.

Znaczenie dla biznesu

Elektronizacja oznacza kontrole szybsze i mniej zależne od fizycznej obecności inspektora, co może przełożyć się na krótszy czas ich trwania, ale i większą częstotliwość – przynajmniej w przeliczeniu średnim na jednego kontrolowanego. W praktyce wymagać to będzie od przedsiębiorców prowadzenia w miarę posiadanych możliwości w formie elektronicznej uporządkowanej, kompletnej i łatwo dostępnej dokumentacji zatrudnienia oraz przygotowania procedur, a także zapewnienia oprzyrządowania na wypadek kontroli zdalnej. Gotowość organizacyjna w tym zakresie staje się elementem zarządzania ryzykiem.