Od 27 stycznia 2023 r. uruchomiony został system elektronicznego dziennika budowy – EDB, w postaci aplikacji umożliwiającej gromadzenie wszystkich istotnych zdarzeń oraz informacji o przebiegu robót budowlanych.
Założeniem ustawodawcy było, aby prowadzenie EDB realizowało obowiązek dokumentowania wszystkich czynności wymaganych przy prowadzeniu procesu budowlanego, jednak w sposób łatwiejszy niż przy papierowym dzienniku budowy.
Dzięki mobilnej wersji dostęp do dziennika jest możliwy w każdej chwili i w dowolnym miejscu, co stanowi znaczne ułatwienie nie tylko dla osób sprawujących określone funkcje w procesie budowlanym, ale również pozwala inwestorowi na bieżące monitorowanie przebiegu inwestycji.
Dodatkowo podkreślić należy łatwość składania wniosków o wydanie dziennika budowy, jak również uproszczony proces powierzenia obowiązków kierownika budowy i pozostałym uczestnikom procesu budowlanego.
Mianowicie, z wnioskiem o wydanie EDB występuje inwestor bezpośrednio do właściwego terytorialnie organu administracji architektoniczno-budowlanej bądź do organ nadzoru budowlanego (w przypadku robót budowlanych objętych decyzją o: legalizacji budowy, o której mowa w art. 49 ust. 4; pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych, o której mowa w art. 51 ust. 4.) przy użyciu aplikacji, co sprowadza się do wypełnienia odpowiedniego formularza tj. podania niezbędnych danych i wskazania lokalizacji budowy.
Natomiast wydanie dziennika budowy następuje poprzez zapewnienie dostępu dla inwestora w systemie EDB i polega na akceptacji przez organ wniosku, co odbywa się jednym kliknięciem. Dostęp do aplikacji zastępuje fizyczne wydanie papierowej wersji dziennika.
Przed rozpoczęciem robót inwestor dokonuje wpisu dotyczącego osób, którym powierza określone funkcje (tj. stanowisko kierownika budowy, inspektora nadzoru inwestorskiego, projektanta sprawującego nadzór autorski, geodecie), który jest niczym innym niż nadaniem uprawnień dostępu tym osobom, do EDB w aplikacji. Osoba, której powierza się funkcję, potwierdza wpisem jej przyjęcie.
Kolejną zaletą jest możliwość nadania ram czasowych na wykonanie określonych czynności przez poszczególne osoby, co pozwala na sprawniejsze nadzorowanie prowadzonych robót w określonym czasie.
Natomiast w przypadku pozbawienia danej osoby określonej funkcji, inwestor odbiera uprawnienia dostępu do EDB. W takim wypadku uczestnik od daty zwolnienia z pełnionej funkcji ma 14 dni na uzupełnienie wpisów, po tym czasie jego dostęp nie będzie aktywny.
Należy pamiętać, że pozbawienie uczestników procesu budowlanego dostępu do dziennika budowy nie może utrudniać lub uniemożliwiać uczestnikom procesu budowlanego wykonywania praw i obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Zamknięcie dziennika budowy prowadzonego w postaci elektronicznej następuje przez nadanie mu w systemie EDB statusu „zamknięty”. Dokonuje tego kierownik budowy, jednym kliknięciem, po zakończeniu wszystkich prac budowlanych bądź rozbiórkowych.
Aplikacja jest narzędziem, które wymusza systematyczność, gdyż wpisy powinny być dokonywane zgodnie z przebiegiem robót budowlanych, zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku realizacji inwestycji, mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania tych robót.
Publikowanie wpisów powinno odbywać się na bieżąco, gdyż nie ma możliwości publikacji z datą wsteczną. Korekta wpisu polega na dodaniu nowego wpisu wraz z uzasadnieniem, natomiast każdy wpis opatrzony jest datą, danymi osoby: imieniem i nazwiskiem oraz funkcją, nazwą organu oraz funkcją; podpisem (uwierzytelnionym).
Zgodnie z art. 47i Prawa budowlanego, w sytuacji, gdy dojdzie do zmiany inwestora, a dziennik budowy prowadzony jest w wersji elektronicznej, to w przypadku wydania decyzji o przeniesieniu: decyzji o pozwoleniu na budowę, decyzji o pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych (o której mowa w art. 51 ust. 4 prawa budowlanego) lub praw i obowiązków wynikających ze zgłoszenia, wobec którego organ wniósł sprzeciw – organ właściwy do wydania dziennika budowy zapewni nowemu inwestorowi dostęp do tego dziennika w systemie EDB, oraz pozbawi dotychczasowego inwestora tego dostępu w terminie 3 dni roboczych od dnia, w którym decyzja o przeniesieniu stała się wykonalna.
Zaletą elektronicznego dziennika budowy jest również możliwość filtrowania i wyszukiwania informacji według różnych parametrów, m.in. aktualności wpisu, funkcji autora, czy danych osobowych konkretnej osoby.
Dziennik Budowy jest najważniejszym dokumentem budowlanym. Przepisy nakazują przechowywanie jego papierowej wersji w bezpiecznym miejscu. Przejście do rozwiązania cyfrowego ma za zadanie wyeliminować fizyczne zagrożenie tj. zniszczenie, zagubienie, czy kradzież. Ustawodawca pamiętając jednak o zagrożeniach w cyberprzestrzeni, zapewnia, że EDB spełnia najwyższe standardy zabezpieczeń technicznych i infrastrukturalnych, które stosowane są w systemach publicznych.