Umowy zawierane w oparciu o warunki kontraktowe FIDIC wprowadzają termin na złożenie powiadomienia o roszczeniu wynoszący 28 dni liczone od momentu, kiedy strona składająca roszczenie dowiedziała się o wydarzeniu lub okoliczności powodującej roszczenie. Warunki Kontraktowe FIDIC zastrzegają przy tym, że niedochowanie terminu skutkuje zwolnieniem drugiej strony ze wszelkiej odpowiedzialności powstałej w związku ze zdarzeniem lub okolicznością będącą podstawą przedmiotowego roszczenia. Pomimo, iż FIDIC przewiduje ograniczenie terminowe złożenia powiadomienia o roszczeniu zarówno w przypadku roszczeń wykonawcy, jak i roszczeń zamawiającego, to w praktyce problematyka ta w przeważającej mierze dotyczy roszczeń składanych przez wykonawcę.

Dopuszczalność zastrzegania skutków niedochowania terminu na złożenie powiadomienia o roszczeniu oraz skutki prawne tego typu zastrzeżeń niejednokrotnie stanowiły przedmiot rozważań sądów. Najbardziej rozpowszechnionym orzeczeniem w tym zakresie jest wyrok Sądu Najwyższego z 23 marca 2017 r., sygn. V CSK 449/16, który przy uwzględnieniu uchwały Sądu Najwyższego z 22 czerwca 2016 r., sygn. III CZP 19/16, wykreował jasne zasady dotyczące terminów na zawiadomienie zamawiającego przez wykonawcę o okolicznościach stanowiących podstawę roszczenia.

Ugruntowana w ten sposób linia orzecznicza, pomimo upływu lat pozostaje aktualna. Zgodnie bowiem z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 27 kwietnia 2023 r., sygn. II CSKP 70/23 „przewidziany w klauzuli 20.1 wzorca umownego FIDIC termin do zawiadomienia zamawiającego przez wykonawcę o okolicznościach uzasadniających przedłużenie terminu na wykonanie robót lub uzasadniającym wynagrodzenie za roboty dodatkowe jest umownym terminem zawitym do dokonania umownego aktu staranności, pod rygorem utraty określonego uprawnienia”.

Należy zatem uznać, że niedochowanie przez wykonawcę terminu powiadomienia o roszczeniu może skutkować wygaśnięciem jego uprawnienia do żądania od zamawiającego zaspokojenia roszczenia w oparciu o postanowienia umowne, ale nie będzie ograniczało jego uprawnień do dochodzenia roszczenia na drodze sądowej.

Wskutek wypracowanego orzecznictwa uchybienie kontraktowemu terminowi na złożenie powiadomienia o roszczeniu w praktyce już nie prowadzi do odrzucania roszczeń. W przypadku gdy z oceny terminowości wynika, iż powiadomienie zostało złożone po upływie terminu 28 dni, a ocena merytoryczna roszczenia wskazuje, że istnieją podstawy do uznania roszczenia, zamawiający mając na uwadze ryzyko związane z ewentualnym sporem sądowym i w dalszej konsekwencji ryzykiem poniesienia dodatkowych kosztów generowanych przez proces sądowy, co do zasady uwzględniają roszczenia wykonawców. Korzystanie przez strony z ustalonej w kontraktach pozasądowej drogi rozwiązywania kwestii spornych to dobra praktyka, przynosząca korzyści obu zainteresowanym stronom.